“Am ajuns la munca la 10.00 si nu la 8.00 cum ar fi trebuit pentru ca oricum pana la 10.00 nimeni nu face nimic, doar beau ceai. Dar eu atata ceai nu pot sa beau.”
Nici un birou, nici un dress code. Stai intr-o cafenea, pe plaja sau in bucataria propriului apartament si muncesti. Pentru cei ce nu iubesc spatiul inchis al birourilor, este o descoperire. Ma indoiesc ca vreun functionar de birou ar renunta la aceasta sansa – sa-si indeplineasca obligatiile in acel timp si acel spatiu pe care si le-ar alege singur.
Oricum, putem gasi parti pozitive si negative in orice situatie (pentru ca trebuie sa fii foarte organizat si motivat ca sa nu cazi leneveala, mai ales daca atmosfera predispune la asta).
Personal, petrec cea mai mare parte a timpului pe drum si stiu, din proprie experienta, cum e sa rezolvi mai multe probleme dintr-odata, cum e sa-ti planifici ziua in asa fel, incat orice clipa este valorificata. Pe langa afacerea principala, depun mult efort si pentru Revolverlab.com. Chiar si aici pot rezolva probleme de afaceri importante, fiind la sute de kilometric departare de biroul unde se afla startup-ul meu.
O sa va spun cinstit, nu exista secrete grandioase pentru o zi productiva si pentru planificarea muncii. Totul este foarte simplu si pe intelesul tuturor. Am decis sa structurez toate nuantele muncii in afara biroului si sa vi le prezint pe scurt pe cele mai utile.
Pe de o parte, angajatul de birou poate cu usurinta sa-si faca planul zilei, planificand cu precizie si impartind munca pentru intreaga zi. Iar pe de alta parte, pare ca timpul este mult si celui mai priceput functionar ii va fi dificil sa-l organizeze eficient. Ce este de facut? Iata ce:
1. Intocmiti planul de munca pentru o zi.
Venind la serviciu, nu deschideti imediat browser-ul ca sa va verificati posta electronica. Amanati acest lucru macar pentru o ora. De regula, anume in orele diminetii nu sunt intalniri, treburi urgente si discutii la fumoar. Si majoritatea oamenilor incearca sa se relaxeze citind scrisori electronice si stergand mesajele spam. Cheltuiti primele 40 de minute pentru a intocmi planul pe intreaga zi. Daca nu veti face asta, pot sa va spun cu o certitudine de 100% ca veti sta 3 ore doar citind emailul si raspunzand la mesaje.
2. Rezolvati problemele similare impreuna.
De exemplu, puteti sa alegeti timpul pentru telefoane si sa le faceti pe toate la un loc. Stabiliti-va o ora anume pentru verificarea postei sau retele de socializare. Iar dupa asta nu va ma intoarceti la ele pentru o zi.
3. Nu puneti ceasul la ora de iarna.
Credeti ca glumesc? In nici un caz! Eu ma trezesc cu o ora mai devreme decat ceilalti si ora aia pot sa o numesc cea mai productiva. Pentru ca toti factorii care ma pot distrage inca dorm.
4. Nu va imprastiati.
Este deosebit de greu , dar incercati sa alegeti pentru o zi de munca doar trei sarcini importante. Investiti tot efortul pentru rezolvarea lor la termen. Este neaparat sa luati scurte pauze intre ele, pentru a-i permite creierului sa se odihneasca.
5. Fiti punctuali.
Daca va pretuiti timpul, atunci sunteti obligati sa il pretuiti si pe al celor ce va inconjoara. Nici nu va imaginati cata vreme cheltui pentru cei ce intarzie, pentru a le spune la sedinte ce s-a intamplat in cele 5 minute la care ei au intarziat. Iar pe urma descopar pe altii care au intarziat 10 minute… Iar multi dintre noi nu isi permit sa piarda timpul in zadar, sub nici o forma.
6. In ultima ora de munca evitati sarcinile dificile.
Permiteti-va sa va relaxati si de exemplu, sa aduci in ordine documentele, ascultand in acelasi timp muzica preferata. Este foarte util uneori sa te destresezi.
7. Nu conectati internetul daca nu aveti nevoie de el.
Daca nu va puteti controla, folositi aplicatii special care va vor “arunca” din retea. Nu este foarte dificil sa gasesti astfel servicii.
8. Invatati sa spuneti “Nu!”
Spuneti “nu” depresiei, lucrurilor care va distrag, lenii, distractiilor. Si mai ales colegilor care nu scapa sansa sa-si puna sarcinile proprii pe umerii vostri. Staruiti-va sa nu dati promisiuni, atunci cand stiti ca nu veti putea sa va incadrati in termeni. Mai bine sa nu va apucati de treaba, decat sa trebuiasca sa va restabiliti reputatia sifonata.
9. Rezolvati in primul rand treburile importante.
Sarcinile cele mai grele si mai neplacute este mai bine sa fie facute imediat, fara amanare. Altfel, indicele motivatiei poate foarte repede sa scada pana la zero. Dar problema va atarna in continuare deasupra capului ca sabia lui Damocle.
10. Imaginati-va un concurent.
Dorinta de a fi cel mai bun este caracteristica fiecaruia din noi. Transformati aceasta slabiciune in avantaj. Gasiti un concurent la birou si incercati sa-l intreceti in toate. Dorinta de a demonstra ca sunteti mai priceput va poate motiva sa munciti mult mai efectiv.
Motivatia de a munci la domiciliu
Chiar ii invidiez pe cei care muncesc la domiciliu: nu pierd timp pe drum, nu au colegi care sa tot incerce sa-i scoata la o tigara ori sa discute ultima calatorie in Maldive. Si cel mai delicios moment – poti sa-ti planifici cum vrei ziua.
Dar pe de alta parte, acasa ai caine, pe care trebuie sa-l plimbi sau copii, care cer atentie. Si de multe ori munca acasa nu este perceputa de cei din jur ca ceva serios. Cei de-acasa nu se sfiesc sa va distraga cu atentia cu treburi domestice, prietenii va suna in cel mai nepotrivit moment, motivand ca “oricum stai acasa, cat iti ia sa-mi asculti problema?”. Cum sa te lupti cu asta? Cum sa reusesti sa indeplinesti toate obligatiile la timp, fara sa le lasi pentru la noapte si sa nu trebuiasca sa recuperezi in weekend?
11. Munciti cu usa inchisa.
Este greu sa-ti pastrezi cheful de munca daca televizorul este deschis ori copiii dau buzna in cabinet. Trebuie sa aveti o camera, care va va servi drept birou si trebuie sa-i faci pe membrii familiei sa inteleaga ca nu au voie sa intre acolo fara permisiune.
12. Ascultati muzica in casti.
Si de ce anume in casti? Si daca eu sunt acasa de unul singur? Pot sa va spun cu siguranta ca asta va va ajuta sa va distrageti de ceea ce va inconjoara si sa va concentrate in totalitate asupra a ceea ce aveti de facut. Cu exceptia cazului in care sunteti scriitor. Pentru ca in acest caz veti avea nevoie de liniste absoluta.
13. Codul vestimentar la domiciliu
Chiar si acasa incepeti-va ziua la ora 9.00.imbracati-va ca pentru o intalnire de afaceri – va va ajuta sa va “acordati” la dispozitia de lucru. Printre altele, aceasta metoda de autodisciplina este folosita de prezentatorii de la stiri. Chiar daca incaltamintea nu este filmata, ei se incalta cu pantofi si niciodata cu papuci de casa. Pana si cel mai mic detaliu va poate trezi dispozitia de a munci.
14. Sarcinile mai usoare indepliniti-le in timpul apelurilor telefonice
Strangeti cartile si jucariile pentru copii numai in acele momente in care vorbiti la telefon. Asa veti reusi sa aveti grija de ordinea din casa si sa rezolvati chestiuni marunte legate de afaceri.
15. Este interzis sa mancati in birou!
Pauza de pranz nu este timpul pe care sa-l petreci in in fata mesei de la cabinet. Este de dorit ca nici sa nu luati masa pe ea.Trebuie sa delimitati un timp anume pentru odihna. Munca la domiciliu este de regula monotona. Maximum cel puteti face este sa mergeti la magazin sa faceti cumparaturi. Nu este nici un automat de cafea, nici o plimbare pana la cantina sau fumoar si alte beneficii ale vietii de birou. De asemenea, acordati-va un timp anume pentru a servi pranzul. Trebuie sa va relaxati macar putin, ridicandu-va de pe scaun si iesind din cabinet.
16. Ziua de munca trebuie sa aiba 8 ore.
Nu va ocupati cu fleacuri. Imaginati-va, de exemplu, cata vreme ati fi pierdut pentru aceeasi sarcina daca va aflati la birou si indepliniti-o acasa in aceiasi termeni. Atunci va aparea o motivatie serioasa sa faceti acel lucru mai repede, ca sa va mai ramana cateva ore rezerva. Nu e un bonus?
17. Fiecare duminica – zi libera.
Macar o zi din saptamana trebuie sa uitati de munca si tot ceea ce este legat de ea. In aceasta zi este de preferat sa nu va apropiati de calculator, pentru ca el este instrument de lucru, care va va aduce aminte de indatoriri. Veti fi de acord ca e mai usor sa muncesti stiind ca urmeaza o zi libera.
18. Mai multe laptopuri pentru diferite treburi.
Daca aveti posibilitatea, cumparati-va al doilea notebook sau computer special pentru munca. Nici nu va imaginati cat va poate ajuta sa aveti doua laptopuri – unul pentru munca si unul pentru distractie. Cand este deschis unul – sunteti concentrati la munca, iar cand este celalalt – va puteti permite sa va relaxati total.
19. Apreciati corect productivitatea pe care o puteti avea.
Eu, de exemplu, sunt plin de forta in prima jumatate a zilei. Din aceasta cauza majoritatea indatoririlor incerc sa le fac in intervalul 8.00 – 15.00. Iar in a doua parte a zilei imi permit sa ma destind putin si sa merg la yoga sau la sala. In timp ce ma aflu acolo incerc sa nu ma gandesc la munca macar pentru cateva ore.
20. Fixati-va reusitele.
Fixati in permanenta progresul in calea spre reusita. Indeosebi daca clientul v-a dat o insarcinare care, in ceea ce priveste complexitatea, intrece tot ceea ce ati facut pana acum. Notati in minte sau in scris tot ceea ce ati reusit sa faceti perfect.
Cum sa munciti cand va aflati pe drum
Eu muncesc intr-un ritm alert si se intampla ca in decursul unei zile sa ma aflu in cateva orase. Desigur, pe drum apare dorinta de a face ceva util intre timp. Si de asta, anume in timp ce va aflati pe drum, va pot “vizita” idei interesante cu privire la dezvoltarea unor proiecte.
21. Treceti-va toate documentele in format electronic.
Sunt obisnuit sa-mi pastrez toata informatia pe laptop, tableta sau smartphone. Credeti-ma, ultimul lucru pe care vi l-ati dori sa-l faceti in tren sau automobil este sa incercati sa puneti in ordine un teanc de hartii. Numai pentru inceput este greu sa pastrati toate informatiile pe telefon, mai apoi va veti deprinde si nu veti putea munci altfel.
22. Planificati-va cursuri de dezvoltare pentru o luna.
De multe ori sunt nevoit sa merg cu masina prin tara. Si am decis ca nu-mi pot permite sa pierd timpul ascultand radio. De asta mi-am organizat cursuri de dezvoltare. De exemplu, pot sa ascult timp de 2 saptamani carti audio de Victor Pelevin, urmatoarele doua pot sa le dedic pentru business-traininguri in format audio. Pot sa ascult un “curs” de muzica clasica. Cum imi poate influenta munca? In nici un fel, in mare masura, dar sunt sigur ca e mai bine decat sa ascult radio.
23. Rezolvati chestiile mai simple in mijloacele de transport.
Treburile secundare pot fi rezolvate in avion sau tren. De exemplu pot sa fac ordine pe desktopul laptopului sau sa curat posta de spam.
24. Cautarea de Wi-Fi
Cautati internet Wi-Fi gratuit. Asa va veti putea conecta de pe telefon si veti putea face treburile mai importante pe laptop.
25. Memorarea in cache a postei electronice
Pentru mine este un plus mare aceasta posibilitate. Pentru ca pot munci si in buncher unde nu este conexiune la internet.
Cum sa muncesti productiv in cafenea sau restaurant
Este o tactica aici, care ma ajuta sa fiu mai eficient. Imi iau laptopul si merg in cea mai apropiata cafenea cu internet gratuit. In birou e bine, dar monotonia omoara creativitatea. Pot sa spun ca pentru mine cafenelele si restaurantele au devenit un inlocuitor al cabinetului de la birou. Va propun sa incercati.
26. Legati relatii folositoare.
La inceput, cand abia imi dezvoltam afacerea, am decis sa fac cunostinta cu proprietarii cafenelelor mele preferate. In timp, am devenit prieteni si acea experienta pe care mi-au impartasit-o mi-a fost de mare folos la acel moment. Daca munciti acasa, aceste relatii de afaceri va vor fi de folos.
27. Minimizati timpul de lucru.
Lasati incarcatorul de la laptop acasa. Asta poate deveni o motivatie destul de buna ca sa termini mai repede munca, altfel risti sa ramai fara instrumentul de lucru inainte ca treaba sa fie terminata.
28. Creati-va propriile reguli.
Eu am deja alcatuite 3-4 reguli pe care incerc sa le respect tot timpul. De exemplu, intotdeauna ma asez cu fata la perete si nu la strada. Imi aleg un loc in colt, mai departe de ceilalti.
29. Nu este intotdeauna nevoie de internet.
Daca trebuie sa termin ceva care nu necesita internet, atunci cauta o cafenea fara acces la Wi-Fi. Pentru ca, o sa ma repet, ma distrag foarte tare retelele de socializare, verificarea postei, Revolverlab si tot felul de stiri.
30. Alegeti-va un stimul potrivit.
Sa presupunem ca am nevoie sa termin ceva intr-o ora. Atunci eu incerc sa o termin cu 15-20 de minute mai devreme si nu imi comand mai mult de o ceasca de cafea oricat de flamand as fi. Credeti-ma aceasta “auto-tortura” poate fi un stimul destul de bun.
Munca intr-un spatiu coworking:
Cred ca acest punct va fi util liberilor profesionisti, care muncesc de acasa. Cand muncesti la un metro , atunci atmosfera si dispozitia nu sunt tocmai acordate la munca. Cineva se poate determina sa indeplineasca toate indatoririle, dar cuiva ii poate parea destructiva aceasta atmosfera. Celor din urma le propun sa-si caute un loc unde atmosfera predispune la activitate productiva, unde nu veti fi nevoiti sa depuneti efort in plus pentru a va motiva. Cu astfel de obiective se descurca destul de bine spatiile coworking. Desi aici tot sunt momente care va distrag de la munca. Va sfatuiesc sa cititi indicatiille de mai jos pentru ca sa ramaneti concentrati un timp indelungat.
31. Inconjurati-va de oamenii care trebuie.
Ideea e ca acesti coworkeri pot deveni activ pentru voi, dar si pasiv. De exemplu, unui designer nu-i trebuie o companie de programatori care isi petrec ziua intreaga scriind coduri. Iar cei din urma nu au ce sa faca intr-un grup de pictori. Intotdeauna incercati sa fiti printre cei cu care va simtiti bine. Productivitatea va creste.
32. Nu va sfiiti sa cereti sfaturi.
Daca munca pe care o indepliniti cere informatii speciale, interesati-va, poate printre colegii de lucru care va inconjoara se gasesc si cei care va vor da un sfat bun in aceasta privinta. In acest mod este posibil sa va gasiti un partener bun de proiect.
33. Creati-va linistea de care aveti nevoie.
Cand intr-o incapere se afla macar doua persoane, nu prea poti sa contezi pe liniste. Dar in loc sa te iriti si injuri totul pe lumea asta, incercati sa faceti liniste pentru voi. Cum sa faceti asta? De exemplu, cumparati o pereche de casti bune si puneti sa se repete melodia care creaza dispozitie de munca. Este mai bine decat sa va stricati vocea si sa va cautati dreptatea in lupta pentru tacere.
34. Nu pierdeti vremea in zadar.
Nu tineti deschise ferestrele care nu va trebuie pentru munca: chat, retele de socializare, Twitter si altele. Incercati sa munciti cat mai organizat in timpul acordat, iar cand sarcinile vor fi finalizate puteti, fara mustrari de constiinta, sa leneviti.
35. Toti cei care va inconjoara sunt potentiali clienti.
Imaginati-va ca cei ce va inconjoara va apreciaza pe voi si lucrul facut. Posibil, la inceput, va fi greu si neobisnuit, dar mai apoi veti observa rezultatul.
36. Paziti-va spatiul de lucru.
Este greu sa te concentrezi cand in spate sta cineva si comenteaza un fleac oarecare. Rugati-i sa poarte discutii langa masa lor de lucru. Este greu de crezut ca o sa va contrazica.
37. Toate instrumentele de lucru trebuie sa fie la indemana.
Tot ceea ce va ajuta la munca trebuie sa fie la vedere. Cautarea agendei, pixurilor, telefonului va pot distrage de la procesul de munca.
38. Aratati celorlalti ca sunteti ocupat.
Folositi-va de casti in birourile coworking. Asta va fi un semn ca sunteti ocupat pentru ceilalti.
39. Implicati-i pe ceilalti in proiectul vostru.
Rugati-i pe ceilalti sa va dea sfaturi legate de proiectul vostru, iar in schimb ii vei ajuta. Este foarte util sa afli parerea cuiva despre site-ul, articolul sau produsul vostru.
40. Ati obosit – plecati de la calculator.
Daca ati obosit si intelegeti ca nu mai puteti fara odihna imediata, ridicati-va de pe scaun si mergeti la plimbare.Macar jumatate de ora, plimbati-va in afara spatiului de munca si departe de monitor. Si nu deschideti Instagram, Facebook si Twitter. Mai bine cititi o carte sau bucurati-va cu ceva gustos.
In concluzie
Iata totul.
Daca respectati macar jumatate din ce este scris mai sus, productivitatea va creste de cateva ori. Personal, incerc sa fac totul anume cum este descris aici si pot spune ca nu sufar de lipsa de timp sau lene excesiva.